Power Automate · SharePoint Online
Du fichier à la voûte Gestioo
Configurez un flux pour déposer et archiver vos PDF et documents Word. Ce guide s'adresse aux administrateurs et aux personnes qui créent les flux de votre organisation.
- 1. Fichier approuvé : PDF ou DOCX
- 2. Power Automate : dépôt et archivage
- 3. Gestioo : reçu au statut archived
Ce que permet le raccordement SharePoint
Gestioo peut recevoir des fichiers provenant de SharePoint Online par un flux Power Automate configuré à cet effet. Le connecteur assure le dépôt et l'archivage; il ne synchronise pas les deux bibliothèques, ne recopie pas les permissions ou l'historique des versions, et n'offre pas de recherche dans SharePoint depuis Gestioo. Le fichier source reste dans SharePoint tant que votre organisation ne décide pas d'une autre action.
1. Préparer les accès
Étapes
- 1Demandez à votre administrateur Gestioo de vérifier votre abonnement, votre licence utilisateur, votre identité Microsoft liée et vos droits de création documentaire et d'accès à la voûte.
- 2Faites confirmer une licence Power Automate couvrant les connecteurs Premium pour le flux et ses utilisateurs. Un abonnement Microsoft 365 ou un essai temporaire ne suffit pas nécessairement.
- 3Faites vérifier les politiques de données Power Platform et le consentement Microsoft de votre organisation. Pour SharePoint, la connexion doit aussi pouvoir lire la bibliothèque choisie.
Résultat : les deux connexions disposent des droits nécessaires, limités au besoin de votre organisation.
2. Créer la connexion Gestioo
Étapes
- 1Ouvrez Power Automate dans l'environnement retenu par votre administrateur. Créez un flux cloud instantané avec le déclencheur Manually trigger a flow (déclenchement manuel).
- 2Ajoutez une action et recherchez Send to Gestioo. Créez sa connexion avec votre compte Microsoft professionnel autorisé dans Gestioo.
- 3Ajoutez Get deposit options et vérifiez l'organisation, les rubriques et les groupes retournés lors d'un premier test. Si le connecteur est absent du catalogue, contactez Gestioo pour vérifier sa disponibilité dans votre environnement.
Résultat : la connexion utilise vos droits Gestioo. Vous n'avez aucun secret d'application à créer ou à saisir pour le connecteur public.
3. Faire un premier dépôt avec un fichier fictif
Étapes
- 1Sur le déclencheur manuel, ajoutez une entrée Fichier. Préparez un petit PDF fictif. Activez les entrées et sorties sécurisées du déclencheur et des actions qui transportent le fichier.
- 2Après Get deposit options, ajoutez Create a deposit. Remplissez les champs du tableau ci-dessous avec les choix de votre organisation.
- 3Dans File content, insérez le contenu dynamique de l'entrée Fichier. Pour cette entrée manuelle, l'expression triggerBody()?['file']?['contentBytes'] correspond au champ standard nommé file. Adaptez ce nom si nécessaire; ne collez pas une longue chaîne encodée dans le champ.
- 4Enregistrez et testez le flux avec le PDF fictif. Conservez le depositId retourné avant toute reprise.
Résultat : un reçu de dépôt existe. Ce reçu seul ne confirme pas encore l'archivage.
| Champ | Valeur à fournir |
|---|---|
| File version key | Une clé durable pour ce fichier et cette version, de 128 caractères maximum. Conservez-la dans un registre, avec les métadonnées envoyées. |
| File name / Document title | Nom original avec extension .pdf ou .docx, sans chemin, et titre lisible du document. |
| File content | Contenu dynamique du fichier. N'encodez pas une deuxième fois une valeur déjà encodée. Pour SharePoint, validez ce transfert avec un fichier fictif. |
| Classification rubric | Rubrique autorisée retournée par Get deposit options, à choisir selon votre plan de classement. |
| Access groups | Au moins un identifiant de groupe retourné par Get deposit options. Les permissions SharePoint ne sont pas recopiées automatiquement. |
| Copy type | principal ou secondaire, selon votre règle de conservation. |
| Administrative unit / Event date | Unité autorisée si applicable; date de consigne avec fuseau horaire si la rubrique l'exige. Ne choisissez pas une date arbitraire. |
4. Attendre la confirmation d'archivage
Étapes
- 1Ajoutez Archive a deposit et associez Deposit ID au depositId retourné par Create a deposit. Le scellement est irréversible : utilisez uniquement des fichiers dont l'archivage a été approuvé.
- 2Si le statut est receiving ou processing, attendez retryAfterSeconds, ou 15 secondes si cette valeur est absente, puis rappelez Archive a deposit avec le même reçu. Bornez la boucle à 240 passages et une heure.
- 3Arrêtez la boucle sur archived, failed ou interrupted. Ajoutez Get deposit status pour vérifier le reçu final. Si le délai expire ou si le statut n'est pas archived, terminez le flux en erreur et conservez le fichier source.
- 4Enregistrez le reçu, la date archivedAt et la référence du fichier source dans votre registre de suivi. Vérifiez le document dans la voûte, puis répétez l'essai avec un DOCX fictif.
Résultat : seul archived confirme que le document est archivé; un appel HTTP réussi ne suffit pas.
6. Éviter les doublons et les envois involontaires
Étapes
- 1Enregistrez une clé stable de fichier/version avant le premier envoi. Une reprise doit garder cette clé, les mêmes octets et les mêmes métadonnées. Ne générez pas une nouvelle clé à chaque exécution.
- 2Si vous avez déjà un depositId, consultez ou reprenez ce reçu avec la même connexion. Une expiration de délai n'autorise pas à recréer le dépôt.
- 3Avant tout déclenchement automatique SharePoint, faites définir une règle explicite de document prêt à archiver. Évitez d'envoyer chaque modification d'un brouillon; empêchez aussi qu'une mise à jour de votre registre relance un dépôt.
- 4Commencez avec un fichier à la fois et conservez les originaux.
Résultat : les reprises ne créent pas de nouveaux dépôts quand leur clé et leur contenu sont identiques.
Formats, originaux et confidentialité
Gestioo accepte les PDF et DOCX jusqu'à 50 Mio par fichier; appliquez la limite la plus basse de l'ensemble du flux. Un DOCX est converti en PDF avant archivage : gardez le Word original dans votre système source. Les droits sont revérifiés à chaque appel. La région Power Platform et les services sources déterminent où les données transitent côté Microsoft; la certification ne garantit pas un parcours intégralement hébergé au Québec.
Dépannage
- Connexion refusée / 401 / 403
- Reconnectez le compte autorisé. Faites vérifier sa licence, son identité liée, ses droits et les politiques Microsoft par l'administrateur; ne désactivez pas les protections du tenant.
- 409 / idempotency_conflict
- La clé existe avec un contenu ou des métadonnées différents. Vérifiez le reçu et les valeurs d'origine avant de reprendre; ne changez pas simplement de clé pour contourner le refus.
- 413 / 415
- Vérifiez le format réel et la taille du fichier, ainsi que les limites des autres actions du flux.
- 429 / 503 / délai dépassé
- Attendez puis reprenez le même reçu, ou exactement la même requête si aucun reçu n'a été obtenu. Consultez l'historique; ne supprimez pas l'original.
- failed / interrupted / 404
- Conservez le fichier et le reçu. Vérifiez que vous utilisez la connexion à l'origine du dépôt; faites examiner le blocage par le soutien.
Pour obtenir de l'aide, indiquez l'action, l'heure et le code d'erreur. Ne transmettez ni secret, ni jeton, ni contenu documentaire confidentiel. Contacter le soutien Gestioo